Pengertian dan Ciri Administrasi Beserta Fungsinya

Pengertian Administrasi

Dalam masyarakat luas, definisi administrasi yaitu suatu kegiatan dan usaha yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan guna mencapai suatu tujuan. Terdapat dua definisi administrasi yaitu definisi administrasi secara luas dan definisi administrasi secara sempit. Jika didefinisikan secara luas, definisi administrasi adalah seluruh proses kerja sama dari dua orang atau lebih dalam mencapai suatu tujuan bersama dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berhasil guna dan berdaya guna. Sedangkan, jika didefinisikan secara sempit administrasi adalah suatu kegiatan yang berupa catat-mencatat, ketik-mengetik, surat-menyurat, agenda, pembukuan ringan, dan lain sejenisnya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Administrasi adalah usaha atau kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Secara umum Pengertian Administrasi Perkantoran adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor.

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Tugas dan Fungsi Manajer beserta Tingkatannya

Administrasi Menurut Para Ahli

Setelah kita mengetahui definisi administrasi di atas, terdapat beberapa definisi administrasi yang telah disampaikan oleh para ahli dalam mendefinisikan administrasi. Adapun definisi administrasi menurut para ahli sebagai berikut:

Menurut Ulbert, dalam artian luas administrasi didefinisikan sebagai suatu pencatatan dan penyusunan data beserta informasi secara sistematis baik itu internal ataupun eksternal yang memiliki tujuan untuk menyediakan keterangan serta memberi kemudahan dalam memperoleh kembali data ataupun informasi tersebut baik sebagian maupun seluruhnya. Sedangkan, untuk definisi administrasi dalam arti sempit yaitu didefinisikan sebagai tata usaha.
Menurut Sondang P. Siagian, administrasi didefinisikan sebagai keseluruhan dari serangkaian proses kerja sama oleh dua orang pihak ataupun lebih guna mencapai suaut tujuan yang telah ditentukan berdasarkan atas rasionalitas tertentu.
Menurut Arthur Grager, definisi administrasi yaitu suatu fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
Menurut Edwin Robinson , administrasi didefinisikan sebagai suatu cabang ilmu manajemen yang mempelajari tentang pelaksanaan pekerjaan dalam perkantoran baik itu secara efisien, dimana, maupun kapan pekerjaan tersebut harus dilaksanakan.
Menurut George Terry, administrasi adalah suatu perencanaan, pengendalian, serta pengorganisasian pekerjaan perkantoran yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut William Leffingwell: Menurut William Leffingwell , pengertian administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian dan Jenis Literasi Beserta Menurut Para Ahli

Ciri-Ciri Administrasi

Adapun beberapa ciri-ciri ataupun karakteristik dari administrasi diantaranya sebagai berikut:

Terdapat kerja sama.
Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau dengan lebih.
Terdapat bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan.
Terdapat proses atau usaha.
Terdapat tujuan.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian dan Prinsip Otonomi Daerah beserta Tujuannya

Fungsi Administrasi

Administrasi memiliki tujuh fungsi utama. Adapun fungsi dari administrasi tersebut yaitu sebagai berikut:

Planning (Perencanaan), merupakan penyusun perencanaan memerlukan kegiatan adminitrasi, seperti pengumpulandata, pengolahan data, penyusunan perencanaan.
Organizing (pengorganisasian), merupakan aktivitas membentuk dan menyusun hubungan kerja antar pihak-pihak sehingga dapat terwujudnya suatu kesatuan usaha dalam mencapai suatu tujuan yang ditetapkan sebelumnya.
Staffing, merupakan salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada suatu organiasik mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha untuk setiap tenaga petugas memberi daya guna yang maksimal kepada organisasi.
Directing (bimbingan atau pengarahan), merupakan suatu fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha seperti memberikan perintah-perintah, bimbingan, dan saran-saran agar tugas yang dilaksanakan dapat dilakukan dengan baik dan benar berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan.
Coordinating, merupakan sebagian dari fungsi manajemen dalam melaksanakan serangkaian kegiatan agar dapat berjalan baik dengan menghindari terjadinya percekcokan, kekacauan, ataupun bahkan kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan cara menyatukan, menghubungkan, serta menyelaraskan pekerjaan karyawan agar tercipta suatu kerja sama yang terarah dalam usaha guna mencapai tujuan dari organisasi tersebut.
Reporting, merupakan manajemen yang berada pada penyampaian perkembangan atau hasil dari kegaitan dengan pemberian keterangaan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelakasanaan tugas orang yang memberi laporan.
Budgeting, merupakan suatu kegaitan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian dan Teknik Interpretasi beserta Menurut Para Ahli

Unsur-Unsur Administrasi

Kegiatan yang bersifat kerja sama mencakup bidang yang sangat luas dimana saja kerja sama selalu melekat pada kegiatan manusia menurut The Liang Gie yang disebut administrasi adalah ; “Segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari defenisi The Liang Gie tersebut kita mendapat tiga unsur administrasi yang terdiri dari :

Kegiatan melibatkan dua orang atau lebih
Kegiatan dilakukan secara bersama-sama
Ada tujuan tertentu yang hendak dicapai.

Tiga unsur tersebut berkaitan erat satu sama lain dan terpadu. Jika salah satunya tidak ada maka kegiatan tersebut tidak dapat disebut sebagai administrasi.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian dan Tujuan Epidemiologi Beserta Menurut Para Ahli

Hubungan Antar Makna dan Defenisi Administrasi

Sekalipun dengan susunan kata-kata yang berlainan namun semua defenisi tersebut diatas mempunyai inti yang sama yaitu memandang administrasi sebagai suatu jenis kegiatan, aktivitas pekerjaan perbuatan, tindakan ataupun usaha. Tetapi kegiatan yang dilakukan tidak hanya satu macam melainkan merupakan suatu rangkaian kegiatan.

Jadi, sesungguhnya administrasi dapat dipandang sebagai suatu rangkaian, tetapi juga dapat dipandang sebagai proses pemikiran. Begitu luasnya bidang yang dicakup oleh istilah administrasi, sehingga Robert prestus sampai-sampai mengungkapkan bahwa cakupan ilmu-ilmu sosial lainnya karena kerja sama dalam setiap aspek kehidupan.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Simpanan Giro Beserta Manfaatnya

Cabang-Cabang Ilmu Administrasi

Secara umum ilmu administrasi dibagi dalam dua cabang besar yakni : adminitrasi negara dan administrasi niaga perbedaan antara dua cabang ilmu ini terletak pada fokus pembahasan atau objek studi.

Administrasi Negara

Administrasi negara mempunyai banyak sekali definisi, yang secara umum dapat dibagi dalam dua kategori. Pertama, definisi yang melihat administrasi negara hanya dalam lingkungan lembaga eksekutif saja. Dan kedua, definisi yang melihat cakupan administrasi negara meliputi semua cabang pemerintahan dan hal-hal yang berkaitan dengan publik. Terdapat hubungan interaktif antara administrasi negara dengan lingkungan sosialnya. Di antara berbagai unsur lingkungan sosial, unsur budaya merupakan unsur yang paling banyak mempengaruhi penampilan (performance) administrasi negara.

a. Pendekatan Administrasi Negara Modern

Perkembangan evolusioner administrasi negara diuraikan melalui pendekatan tradisional, pendekatan perilaku, pendekatan pembuatan keputusan (desisional) dan pendekatan ekologis. Secara khusus, pendekatan tradisional mengungkapkan tentang pengaruh ilmu politik, sebagai induk administrasi negara, pendekatan rasional dalam administrasi dan pengaruh Gerakan Manajemen Ilmiah terhadap perkembangan administrasi negara.

Di antara empat pendekatan yang diajukan, tidak ada satu pun pendekatan yang lebih unggul daripada pendekatan-pendekatan yang lain, karena setiap pendekatan berjaya pada sesuatu masa, di samping kesadaran bahwa setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan. Karena administrasi mengandung berbagai macam disiplin, sehingga cara pendekatan dan metodologi dalam administrasi juga beraneka ragam, maka administrasi negara merupakan bidang kajian yang dinamis. Selanjutnya sukar untuk secara khusus menerapkan satu-satunya pendekatan terbaik terhadap aspek administrasi tertentu. Kiranya lebih bermanfaat untuk mempergunakan keempat cara pendekatan tersebut sesuai dengan aksentuasi dari sesuatu gejala yang diamati.

Pengaruh politik terhadap administrasi negara selalu besar, tidak peduli kapan pun masanya. Hal ini disebabkan oleh adanya gejala di semua negara yang menunjukkan bahwa setiap pemerintah disusun di atas tiga cabang pemerintahan (legislatif, eksekutif, dan yudikatif). Hubungan terus menerus administrasi dengan politik mencerminkan keberlanjutan hubungan antara lembaga eksekutif dengan lembaga legislatif, sebagaimana dicerminkan dalam dua tahap pemerintahan, yakni tahap politik dan tahap administrasi. Jika tahap pertama merupakan tahap perumusan kebijakan, maka tahap kedua merupakan tahap implementasi kebijakan yang telah ditetapkan dalam tahap pertama

b. Pentingnya studi administrasi negara

Administrasi negara mempunyai banyak definisi yang berbeda satu sama lain, sesuai dengan cakupan dan pusat perhatian. Sekalipun demikian, jika administrasi negara dibandingkan dengan organisasi sosial yang lain, maka segera terungkap bahwa administrasi negara mempunyai hal-hal yang bersifat khusus yang tidak dimiliki oleh organisasi-organisasi lainnya. Caiden (1982) menunjukkan tujuh kekhususan administrasi negara, yaitu

Kehadiran administrasi negara tidak bisa dihindari.
Administrasi Negara mengharapkan kepatuhan.
Administrasi Negara mempunyai prioritas.
Administrasi Negara mempunyai kekecualian.
Manajemen puncak Administrasi Negara adalah politik.
Penampilan Administrasi Negara sulit diukur
Lebih banyak harapan yang diletakkan pada Administrasi Negara

c. Identifikasi Administrasi Negara

Identifikasi terhadap administrasi negara, menurut pandapat Gerald E. Caiden, dapat ditempuh melalui lima cara berikut:
Identifikasi administrasi pemerintahan.
b. Identifikasi organisasi publik.
c. Identifikasi orientasi sikap administrasi.
d. Identifikasi proses yang bersifat khusus.
e. Identifikasi aspek public
Administrasi negara tidak bisa diidentifikasikan hanya atas dasar salah satu dari ke empat indikator berikut : administrasi pemerintahan, organisasi publik, sikap administrasi dan proses yang bersifat khusus.
Lima identifikasi mengandung unsur yang bersifat umum, yakni : administrasi negara menunjukkan aktivitas komunal yang diorganisasikan secara publik, dalam arahan politik, dan beroperasi berdasarkan kaidah-kaidah publik.

d.Peranan Administrasi Negara

Pentingnya studi administrasi Negara dikaitkan dengan kenyataan bahwa kehidupan menjadi tak bermakna, kecuali dengan kegiatan-kegiatan yang bersifat public. Segala hal yang berkenaan dengan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang bersifat public telah dicakup dalam pengertian administrasi Negara, khususnya dalam mengkaji kebijaksanaan publik.

Dalam proses pembangunan sebagai konsekuensi dari pandangan bahwa administrasi Negara merupakan motor penggerak pembangunan, maka administrasi Negara membantu untuk meningkatkan kemampuan administrasi. Artinya, di samping memberikan ketrampilan dalam bidang prosedur, teknik, dan mekanik, studi administrasi akan memberikan bekal ilmiah mengenai bagaimana mengorganisasikan segala energi social dan melakukan evaluasi terhadap kegiatan. Dengan demikian, determinasi kebijaksanaan public, baik dalam tahapan formulasi, implementasi, evaluasi, amupun terminasi, selalu dikaitkan dengan aspek produktifitas, kepraktisan, kearifan, ekonomi dan apresiasi terhadap system nilai yang berlaku.

Peranan administrasi Negara makin dibutuhkan dalam alam globalisasi yang amat menekankan prinsip persainagn bebas. Secara politis, peranan administrasi Negara adalah memelihara stabilitas Negara, baik dalam pengertian keutuhan wilayah maupun keutuhan politik. Secara ekonomi, peranan administrasi Negara adalah menjamin adanya kemampuan ekonomi nasional untuk menghadapi dan mengatasi persaingan global.

Administrasi Niaga

Menurut Prof. Dr. MR. S. Prajudi Admosudidjo dalam bukunya yang berjudul “Administrasi Niaga atau Business Administration” adalah suatu pengertian yang mencakup dua pengertian menjadi satu, yaitu :

Administrsi Niaga adalah adminitrasi dari pada suatu organisasi niaga secara keseluruhan, bilamana organisasi niaga tersebut merupakan perusahaan, maka administrasi niaga tersebut dijalankan oleh Direksi dari pada perusahaan.
Administrasi Niaga adalah administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang bersifat keniagaan (business objective), dalam pengertian ini, administrasi niaga tersebut dijalnkan oleh setiap manager dalam suatu organisasi niaga.

Dari uraian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa Administrsi Niaga adalah proses kerjasama dari kelompok orang untuk mencapai keuntungan / laba yang sebesar-besarnya.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian dan Fungsi Kurikulum beserta Menurut Para Ahli

Kedudukan Administrasi

Dalam kehidupan manusia serba kebutuahan, kebutuhaan untuk tempat tinggal, makan, pakaian dan lain-lain yang biasa dikenal dengan istilah kebutuhan- kebutuhan primer atau kebutuhan pokok. untuk dapat memenuhi kebutuhan ini apa itu kebutuhan primer atau kebutuhan sekunder .orang harus mengusahakan dengan perbuatan -perbuatan yang nyata berusaha seorang diri maupuna secara bekerja sama dengan perbuatan yang nyata akan dengan perbuatan nyata maka kebutuhan itu menjelma menjadi tujuan.didalam memenuji kebutuhannya dalam banyak hal orang harus bekerja sama atau dengan kata lain orang harus melaksanakan suatu proses penyelenggaraan usaha kerja sama dalam mencapai tujuaannya. proses penyelenggaraan inilah yang disebut dengan administrasi dan pada masyarakat moden yaang makin berkembang ini makin penting pula tujuan-tujuan yang ingin dan hendak dicapainya maka makin baik dan tepat pula administrasi yanag harus diaarahkannya oleh karena itu makin penting pulaa kedudukanaadministrasi sebagai kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut. kedudukan administrasi penting dalam suatu negara yaang telah maju apalagi bagi negara yang sedang berkembang. yang mana administrasi akan memberi sumbangan pengalaman dibidang apapun telah mengajarka kepada negara-negera itu bahwa masalah kemajuan negara bukanlah dititik beratkan hanya pada modal yang cukup sumber-sumber alam dan kekayaan bumi yaang berlimpah-limpaah tenaga kerja manusia yang belebih-lebihan tetapi sangat dibutuhkan peranan/ kedudukan aadminstrasi. administras merupakan modal yang berhargan sekali bagi negara-negara tersebut untuk melaksanakan tugas dalam mencapai tujuan apalagi asas utama administrasi adalah daya guna kerja berarti bahwa manusia ingin mencapai suatu hasil secara maksimum atau terbaik dengan menyelenggarakan sesuatu keja atau usaha secara minimum atau teringan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukaan sebelumnya disamping administrasi penting bagi suatu negara maka admnistrasi jugaa penting bagi badan-badaan atau organisasi perusahaaan dan perindustrian juga bagi lembaga-lembaga seperti lembaga peradilan lembaga permasyarakatan bahkan pembrontak dan orang matipun membutuhkan admnistrasi sehingga dapat dikatakan bahwa dimana ada terdapat kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama maka disana terdapat administrasi.